Kassen er koblet direkte til regnskapet i skyen

Kassen er koblet direkte til regnskapet i skyen

Bakeriutsalgene til Kringla selger ferske bakervarer over disk i Lofoten. Takket være kassasystemet, som er direkteintegrert med regnskapet i skyen, er regnskapstallene like ferske som baksten. Innen 1. januar 2019 må alle kassaapparatene som er i bruk i Norge, oppfylle nye, strengere lovkrav. 

Samboerparet Brita Pedersen og Cato Stubberud hadde en felles drøm om å ta faget tilbake.

Adwice er så definitivt mer enn regnskap og rådgivning. For Kringla er Adwice totalleverandør av tjenester – hele veien fra varene slås inn i kassen ved salg over disk, til årsoppgjøret er levert Brønnøysundregistrene.
Det nærmer seg ett år siden Kringla tok i bruk det nye kassasystemet. Eier og daglig leder Cato Stubberud har fått det han drømte om; et kassasystem som er direkte integrert med den skybaserte regnskapsløsningen. Målet har hele tiden været forenkling og effektivisering. Begge delene er oppnådd:

Driftssjef Kenneth Østingsen i Kringla.

– Fra å jobbe med historiske tall fra forrige uke, har vi nåtidens tall tilgjengelige i skyen, forklarer Kenneth Østingsen.
Han er hjemflyttet etter studier i Bodø og driftssjef i Kringla. Bakeriet holder til i et av de eldste byggene rundt Torget i Svolvær. Kringla har tre egne utsalg i Lofoten. To i Svolvær og ett på Leknes. I tillegg kommer leveranser til hoteller, restauranter og butikker i Lofoten og Vesterålen.

Da Østingsen begynte i jobben, var tirsdag den store rapportdagen.
– Hver tirsdag fikk jeg inn forrige ukes dagsrapporter fra utsalgene. Basert på disse laget jeg jeg en Excel-rapport med oversikt over høy- og lav-moms, betalingsmåte, kontantbeholdning, m.m. som jeg sendte til regnskapskontoret. Manglet det en 50-øring, var det å begynne letingen, men som regel var det enkleste å gå tilbake til start og kontrollere alle regnestykkene. Tirsdagene gikk stort sett til gjennomgang og bearbeiding av rapporter opp mot regnskap, forteller Østingsen over en kopp kaffe på utsalget ved Torget i Svolvær, og legger til:
– I arbeidet med å drifte og utvikle Kringla videre, har jeg frigjort tid som før ble brukt på å jobbe med «gamle», historiske tall, til å fokusere på utvikling og framtidige muligheter. 

En virkelighet også sjefen selv, Cato Stubberud kjenner seg igjen i:

– Vi har ett kontaktpunkt, Adwice, og systemer som snakker sammen og forenkler hverdagen. For min del frigjøres det så definitivt tid, slår Stubberud fast idet han er i ferd med å legge ut på reise.
Så lenge mobilen er med, vet han at inngående fakturaer, dialogboksen med Adwice og oppdaterte regnskapstall bare er noen skjermtouch unna.
– Systemet er skybasert, så om vi benytter mobil, PC eller brett, går ut på ett. Jeg kan stå i utsalget og blir gjort oppmerksom på ei feilprising, og rette den opp, der og da. Enten justerer jeg på den aktuelle kassen, eller på alle kasser på alle utsalg utsalgene samtidig, forklarer driftssjefen.

Også de som arbeider i disken på utsalgene, opplever en enklere hverdag:
– Selve oppgjøret er blitt mye enklere. Det går mindre tid, og det gjøres færre feil. Dagsrapportene går automatisk over til Adwice på fast tid den påfølgende natta, forklarer Kenneth Østingsen.

Konsulent Anne Svartsund og partner/seniorrådgiver Per Arne Stemland i Adwice.

Partner og seniorrådgiver i Adwice, Per Arne Stemland, forteller om en ny hverdag etter hvert som de nye, skybaserte systemene tas i bruk av stadig flere – i Kringlas tilfelle med et helintegrert kassasystem som leverer rykende ferske tall til regnskapet hver natt. Det skjer omtrent samtidig som bakerovnene fyres i gang for at hotellgjester i Lofoten skal få ferskt brød til frokost. 

Per Arne Stemland er Adwice sin oppdragsansvarlige overfor Kringla, mens Anne Svartsund har den løpende dialogen og oppfølgingen i det daglige.
– Klart, det er noe annet å registrere ferske tall, mot å rapportere historiske tall. Daglig oppdaterte tall med omsetning, kundereskontro, bankavstemminger, m.m. gjør at vi kommer tettere på kundene, og får en annen, tettere dialog. Både kundene og vi opplever å være «mer på». Det handler nok om at dialogen handler om varme saker, ikke saker langt tilbake i tid, sier Per-Arne Stemland.

– En del av vårt vareutvalg er sesongbetont. Det er enkelt å legge inn sesongvarer på kassene, slik at jobben blir enklere og mer effektiv for de som jobber med salg.

Kringla, slik selskapet framstår i dag, er et resultat av en felles drøm for samboerparet Cato Stubberud og Brita Pedersen; en drøm om å ta faget tilbake. Hun er konditor, han er baker og konditor. De kom inn som eiere i 2009 med et ønske om å bake med kjærligheten for faget.
– Bransjen har delt seg i to, hvor den ene delen satser på håndverket, den andre delen er industrialisert. Vi ønsket å gjøre tingene på vår måte, og var aldri i tvil om hvilken gren vi ville tilhøre, forteller Cato Stubberud.

At drømmen om å «ta faget tilbake» ble virkelighet rundt det allerede etablerte bakeriutsalget ved Torget, beskrives som en tilfeldighet. Butikklokalene vegg i vegg med utsalget ble ledige, og et – bokstavelig talt – mulighetsrom åpnet seg. Fram til da var Kringla et rent utsalg av varer som ble kjøpt fra ekstern produsent.
– Plutselig lå alt til rette; vi fikk mulighet til å realisere drømmen, sier Cato Stubberud.

Rundt tiårsskiftet startet arbeidet med å planlegge og etter hvert bygge opp håndverksbakeriet. I dag leverer Kringla egenproduserte varer til sine tre utsalg og kafeer. Besøker du Kringla på Torget i Svolvær, kjenner du ikke bare den umiskjennelige lukten av bakeri. Fra kafeen kan du følge produksjonen bak glassveggen.
Blant tingene du ikke vil få se, er bruk av tilsettingsstoffer.

– Vi har tatt et valg om å ta håndverket tilbake. Da må vi skille oss ut. Vi startet på scratch, og har laget våre egne oppskrifter. Til og med syltetøyet vi bruker i de ulike varene, lager vi selv, forklarer Stubberud.
Han og samboer Brita er etter hvert involvert i flere selskaper. Brita jobber mest med iskremfabrikken som er etablert i Svolvær for å kunne levere lokalt produsert og italienskinspirert is til utsalgene og eksterne kunder. Paret deler på det faglige ansvaret for bakeriet.

I fire sommermåneder, når turist-trøkken er som størst i Lofoten, bakes det døgnet rundt. Resten av året fyres bakerovnene opp rundt midnatt.

Alle nye kassasystem kjøpt etter 1. januar i år, må oppfylle nye lovkrav som ledd i myndighetenes arbeid med å bekjempe svart økonomi og bedre konkurransevilkårene til lovlydige virksomheter.
For eksisterende kassasystemer er det krav om at disse må skiftes ut eller oppgraderes i løpet av en overgangsperiode fram til 1. januar 2019.

Vil du vite mer om skybasert regnskap, kassasystemer eller de nye lovkravene?

Trykk på knappen under og fyll ut skjemaet, så kontakter vi deg.


Tekst og foto: 
Aidem AS

Det var en gang noen mennesker...
En enklere hverdag

Karriere hos Adwice

Adwice - En enklere hverdag

  • For oss er det betryggende å vite at en så viktig samarbeidspartner gjør strategiske valg som kan være med på å bringe også oss videre.
    Frode Hov Daglig leder - Lofoten Links AS
  • Hos Adwice kan vi alltid stole på at jobben blir gjort av kvalifiserte ansatte. Vi har alltid fått personlig og god oppfølgning, og føler virkelig at vi blir godt ivaretatt.
    Rita Iren Nordheim Daglig leder - Zicco AS og Lupin AS
  • Adwice gjør alt som har med regnskap og lønn fra A til Å. Vi får månedsrapporter slik at vi har oversikt, og er veldig fornøyd med jobben som gjøres.
    Kato Berg Daglig leder - GeoLofoten AS
  • 1